パワーポイントで制作した書類を印刷したら小さくなる現象の解決策

パワーポイントで提案書などの資料を作成していて、完成後いざ印刷をしたら図版や文字が小さくなったことはありませんか?

せっかくレイアウトに合わせて作成したのに、小さくなってしまうと残念な見栄えになってしまいますよね。

原因はパワーポイントのページ設定

画面いっぱいに作成したのに小さくなってしまう原因は、「ページ設定」が誤っているケースがほとんどです。

パワーポイントというソフトは図版を好きなレイアウトで作成できるためとても便利なのですが、
最初のページ設定で設定を誤ると印刷した際に自動で縮小されてしまいます。

提案書やパワーポイントで資料を作成する際に、印刷を「どの機械で印刷するのか」を考えて設定しなくてはいけません。

ビジネスで使用する印刷機械は主に下記3点

  1. レーザープリンターで印刷
  2. インクジェットプリンターで印刷
  3. 印刷会社で印刷(裁ち落とし有り)

画面いっぱいに作成したのに小さくなってしまう原因の殆どは、ページ設定でA4紙サイズの設定を行い1番のレーザープリンターで印刷する場合かと思います。

パワーポイントのA4サイズと実際のA4サイズとの違い

A4紙のサイズは縦210×横297mmです。
またパワーポイント上のA4サイズは210×297mmと記載はありますが、設定をよく見ると27.517×19.05mmと設定が変わっています。
外周マージンが約20mm狭くなって設定されています。

どの機械で印刷するのか

つまり注意してほしいのがパワーポイントページ設定のユーザー設定で210×297mmと設定しても、印刷する機械によって小さくなってしまいます。理由は印刷機械が外周部分を印刷できるのか、出来ないのかで変わってくるからです。

印刷機械でページ設定を変える場合の設定方法

印刷する機械ごとの設定方法は下記です。

  1. レーザープリンターで印刷→パワーポイントA4サイズ
  2. インクジェットプリンターで印刷→フチ無し印刷する場合のみ210×297mm
  3. 印刷会社で印刷→裁ち落としする場合のみ210×297mm(トンボをつけるならも少し大きく)

レーザープリンターで印刷

レーザープリンターは主に法人で利用されているケースがほとんどです。
もしお時間があれば、レーザープリンターの仕組みを調べて欲しいのですが、
レーザープリンターはドラムという箇所にトナーを吹き付けて熱で圧着して印刷をしています。このドラムがあるために、「フチ無し印刷」ができない仕様です。

インターネットを検索すると用紙サイズを大きくして強引にフチ無し印刷を行った実例も有りましたが、プリンターの詰まりやその後の印刷品質にも関わってくるためオススメできません。

インクジェットプリンターで印刷

インクジェットプリンターは家庭用で多い液体インクを使用して印刷する方式です。レーザープリンターと異なり、フチ無し印刷をすることができます。

年賀状はがきや写真をご家庭で印刷される方も多いかと思いますが、インクジェットプリンターのメリットです。

印刷会社で印刷

印刷会社で印刷される際は実際に依頼する印刷会社に確認をお願いいたします。
印刷するものがチラシやポスターなのか、提案書なのかにもよってサイズは異なってきます。

提案書などはフチ無し印刷をする必要がないものが殆どかと思います。
ですので、通常のパワーポイントA4サイズでも問題ないかもしれません。チラシの場合は通常はトンボという断ち落としの印を付けて入稿します。(トンボがなくても印刷会社によっては裁ち落としを行ってくれます)

まとめ

パワーポイントで資料を作成するときは、まずはどの機械で印刷するのかを考え、ページ設定を行ってから資料作成を開始しましょう。フチ無し印刷が必要なのか、不必要なのかを考えて作成するのがポイントです。フチ無し印刷が必要なのにレーザープリンターしか社内にない場合は、印刷会社に依頼して下さい。

誰でもきれいな提案書が作れる理由

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